Projectmanagement

Ooit hoorde ik een cursusleider 'Projectmanagement' zeggen dat je alles projectmatig kunt aanpakken. Hij gaf het voorbeeld van koffiezetten, maar dat was voor mij precies het moment dat ik ging twijfelen aan zijn goedbedoelde adviezen. Ik zet namelijk beslist niet projectmatig koffie en wil dat in de toekomst ook niet gaan doen. Toch is het onderwerp me blijven boeien. Niet in de laatste plaats omdat veel mensen met projecten te maken hebben, in uitvoerende of leidingevende zin.

Naast het standaardwerk 'Projectmanagement' van Roel Grit is er inmiddels een ruim aanbod van boeken over dit onderwerp. Een kleine greep van enkele titels: 'Werken aan projecten' (Rudy Kor), 'Projectmatig werken bij de hand' (Rudy Kor), 'Projectmanagement op basis van PRINCE2' (Bert Hedeman e.a.) en 'Praktisch projectmanagement' (Ten Gevers en Tjerk Zijlstra). Net als met grootse termen en verzamelbegrippen als leiderschap of coaching kun je projectmanagement op heel verschillende manieren benaderen. Grit kiest voor een heel brede benadering. Dat is de sterkte en de zwakte.

'Projectmanagement' bestaat uit twee delen: Praktische theorie en Hulpmiddelen bij projecten. Het nut van deze tweedeling is niet duidelijk, of het moet zijn dat het in het eerste deel om wat algemenere zaken gaat: wat is een project, hoe verloopt het en hoe plan je het? Maar neem dat laatste, de planning, dat is evenzeer als een hulpmiddel bij een project te zien. Misschien dat de auteur juist daarom van praktische theorie spreekt. Dat Grit daarna verschillende hulpmiddelen bij projecten in aparte hoofdstukken presenteert, heeft grote voordelen.

Een student (en daar is het boek toch vooral voor geschreven: HBO en universiteit) kan zich in eerste instantie beperken tot waar hij op een gegeven moment behoefte aan heeft: het maken van een plan van aanpak, vergaderen, een interview afnemen, een rapport schrijven, een presentatie houden en een managementsamenvatting maken. Nuttige hoofdstukken, maar hoort het eigenlijk wel allemaal bij projectmanagement? Dat is de brede insteek die de auteur heeft gekozen. Een goed verdedigbare aanpak, maar met in ieder geval één bezwaar: de auteur moet zich op allerlei terreinen begeven en vereenvoudigt zaken dan vaak te sterk.

Neem het hoofdstuk over een interview afnemen. Als nadeel van het vrije interview noemt Grit dat de antwoorden moeilijk systematisch zijn te verwerken. Belangrijker is echter dat je vaak bij een vrij interview de vragen niet op gelijke wijze stelt, waardoor de validiteit in het gedrang komt. Natuurlijk moeilijk uit te leggen in een boek dat studenten vlot moeten lezen, maar met de uitspraak dat antwoorden moeilijk systematisch zijn te verwerken schiet de student ook niet veel op.

En wat moet de tegenwoordige student denken van de opmerking dat hij het interview kan opnemen op een cassetterecorder? Bestaat die nog? Veel uitspraken van de auteur zijn ongetwijfeld als nuttige tips te zien, maar vragen toch om een aanvulling of een verbetering. 'Je kunt een interview alleen of met zijn tweeën afnemen' (waarom tot twee beperkt?), 'spreek een eindtijd af' (niet altijd doen), 'stel vragen in de taal van de geïnterviewde' (open deur), 'luister goed naar de antwoorden' (idem), 'houd de leiding over het gesprek' (ja, maar hóe, wil je graag weten), 'kondig aan dat je een verslag van het interview zult sturen' (niet altijd doen), 'als er nog onduidelijkheden zijn, kun je proberen te bellen voor aanvullende informatie' (e-mail werkt vaak beter), etcetera.

Laten we duidelijk zijn: 'Projectmanagement' is zeer goed bruikbaar (er zullen niet voor niets al 250.000 exemplaren zijn verkocht van deze bestsellerauteur), het kent veel oefenmateriaal en daarnaast zijn nog veel aanvullende hulpmiddelen beschikbaar op een website met nuttige checklists en het geheel is goed leesbaar. Maar de breedte is tevens de zwakte. Door het onderwerp te laten uitwaaieren naar onderwerpen als interviewen en schrijven mis, je toch de nodige verdieping en uitleg over hoe een project daadwerkelijk een succes wordt. Maar misschien is dat wel vooral iets voor de praktijk.