Dat is precies waarom het organisatieontwerp zo interessant is. In sommige organisaties is het echt goed geregeld, maar er zijn er zeker zoveel waar veel gedoe is. Denk aan samenwerkingsvraagstukken, verzuim, inefficiency, vervreemding, spanningen. Als ontwerper dacht ik ‘dat moet toch beter kunnen?’ Afgelopen jaren heb ik gezocht naar kenmerken van een goed organisatieontwerp en een bruikbare ontwerpmethode.
BESTAANDE ONTWERPMETHODEN
In die zoektocht viel me op dat bestaande ontwerpmethoden tamelijk eenzijdig zijn. Zo zijn er methoden in de school ‘structure follows strategy’. Deze methoden richten zich vooral op de verdeling van mensen en middelen. Andere benaderingen zou je beter kunnen omschrijven als ‘process follows proposition’, die kijken vooral naar de werkprocessen. Weer andere zou ik beschrijven als ‘people follow purpose’ en hebben vooral aandacht voor de bedoeling en menselijke betrekkingen. Terwijl elke organisatie al die drie aspecten omvat.
Daarnaast viel me op dat de ontwerpmethoden zich voornamelijk richten op interne organisatie. Er is weinig oog voor de externe organisatie – de relatie van de organisatie met haar belanghebbenden zoals de afnemer, de werknemers, de partners, de opdrachtgevers of aandeelhouders. Terwijl daar toch eigenlijk de maatstaf voor het goed functioneren ligt, want in essentie geldt ‘form follows function’. De interne structurering staat ten dienste van de externe positionering.
BEGRIJP EER JE ONTWERPT
Vanuit deze constateringen heb ik in de loop van de jaren een integratieve ontwerpmethode ontwikkeld. Ik onderzocht de achterliggende wereldbeelden, mensbeelden en ontwerpregels en principes van de drie archetypische (manieren van ontwerpen van) organisaties en van de verschillende functies die een organisatie vervult. Ik combineerde die bevindingen met inzichten vanuit het systeemdenken en het ontwerpdenken. Daarbij definieer ik een organisatie als een systeem, zijnde een netwerk van organiseergewoontes. Ik zie organisatiekundige concepten en modellen als neerslag van – en model voor die gewoontes. Dit alles helpt om goed te begrijpen waarom het gaat zoals het gaat in een organisatie en dat biedt de basis gericht te werken aan een passend ontwerp dat aansluit bij alle belanghebbenden van de organisatie.
Kern is dat je op zoek gaat naar de incoherenties in de relaties tussen de organisatie en haar belanghebbenden en de incoherenties tussen de delen binnen de organisatie. Dat je weloverwogen kiest welke delen van de organisatie je wanneer ontwerpt (want je kan nooit alles ontwerpen). En dat je bij het vormgeven van die delen heel bewust bent van welk aspect je daarbij naar voren haalt en welk aspect je op de achtergrond houdt. Om zo de coherentie, en daarmee de vitaliteit van de organisatie te verbeteren.
ONTWERPPROCES MET VELE ONTWERPERS
De methode is goed toepasbaar in de bewuste, projectmatige ontwerptrajecten. Maar het is ook heel goed bruikbaar op de momenten waar aan het organisatieontwerp gesleuteld wordt zonder dat het zo genoemd wordt. Bijvoorbeeld wanneer je als beleids- of stafmedewerker die een (intern) beleidsstuk schrijft, een functioneringscyclus of kwaliteitssysteem opzet, nieuwe middelen aankoopt of een verhuizing regelt. Of wanneer je als bestuurder of manager keuzes maakt over wat belangrijk is of hoe iets aangepakt moet worden. Ook op die momenten wordt de organisatie vormgegeven en wordt de coherentie versterkt of juist verzwakt.
Over Brechtje Kessener
Al zo’n 25 jaar ontwerpt, ontwikkelt en ondersteunt Brechtje Kessener organisaties in het maatschappelijk middenveld. Zij bouwt daarbij door op haar fundament in Systeemdenken en Design thinking.
