Huisvestingsmanagement

Inleiding 15
Deel 1 Perspectieven op huisvesting 19
1 Organisatiegericht huisvesten 23
1.1 Huisvesting als bedrijfsmiddel 23
1.1.1 Wat is huisvesting? 24
1.1.2 Noodzakelijk kwaad of strategisch goed? 25
1.1.3 Waarde toevoegen met huisvesting 26
1.1.4 Veranderingen in vraag en aanbod 27
1.2 Bedrijfseconomische aspecten 31
1.2.1 Opbrengsten van huisvesting 32
1.2.2 Kosten van huisvesting 33
1.2.3 Huisvesting op de balans 35
1.3 Huisvesten is maatwerk 38
1.3.1 Huisvesting die past bij de organisatie 38
1.3.2 Betaalbare huisvesting 40
1.3.3 Huisvesting als onderdeel van de organisatiestrategie 42
Samenvatting 46

2 Mensgericht huisvesten 49
2.1 Gebruikers en behoeften 49
2.1.1 Organisatiegericht én mensgericht 49
2.1.2 Gebruikersgroepen 50
2.1.3 Huisvestingsbehoeften 51
2.1.4 Individuele verschillen 53
2.2 Wisselwerking mens – omgeving 56
2.2.1 Behoefte aan controle en keuzevrijheid 57
2.2.2 Gewenst gedrag bevorderen 58
2.3 Huisvesting als werkomgeving 61
2.3.1 De opkomst en ontwikkeling van kenniswerk 61
2.3.2 Nieuwe manieren van werken 64
2.3.3 Veranderende werkomgevingen 66
Samenvatting 74

3 Professioneel huisvesten 75
3.1 Sturen op huisvestingsprestaties 75
3.1.1 Huisvestingsprestaties, toegevoegde waarde en gebruikerservaring 75
3.1.2 Maatschappelijk verantwoord huisvesten 77
3.1.3 Continue afstemming van vraag en aanbod 79
3.1.4 Vier hoofdprocessen binnen huisvestingsmanagement 80
3.2 Speelveld en spelers 83
3.2.1 Samenwerking binnen de ondersteunende staf 84
3.2.2 Interne en externe gebruikers 86
3.2.3 Topmanagement en middenkader 88
3.2.4 Externe stakeholders 89
3.3 Huisvesting als vakgebied 92
3.3.1 Het ontstaan van huisvestingsmanagement 92
3.3.2 Stapsgewijze professionalisering 94
3.3.3 Persoonlijke ontwikkeling 95
Samenvatting 97

Deel 2 Ontwikkelen van een huisvestingsstrategie 99
4 Bouwstenen voor een huisvestingsstrategie 103
4.1 Organisatiestrategie en huisvestingsstrategie 103
4.2 Componenten van strategisch huisvestingsbeleid 105
4.3 DAS-frame: huisvestingsstrategie in vier stappen 106
4.4 Huisvestingskeuzemodel: procesmodel in vier stappen 109
4.4.1 Elementen van het HK-model 110
4.4.2 Relatie tussen HK-model en DAS-frame 112
4.5 Value Adding Management-model: sturen op toegevoegde waarde 113
4.6 Afstemming organisatiestrategie en huisvestingsstrategie 118
4.6.1 Alignment 118
4.6.2 Afstemming organisatie en huisvesting volgens Nourse en Roulac 119
4.6.3 Afstemming als continu proces 121
4.7 Kiezen uit verschillende strategieën 122
Samenvatting 123

5 Vraaganalyse 125
5.1 Interne organisatieanalyse 125
5.1.1 7S-model 126
5.1.2 Balanced scorecard 128
5.1.3 EFQM-model 130
5.1.4 Kernwaarden 131
5.2 Werkprocessen en activiteitenpatronen 136
5.3 Wensen en behoeften van individuele gebruikers 137
5.3.1 Mensbeelden 138
5.3.2 Verschillen tussen mensen 140
5.3.3 Ergonomische behoeften 145
5.3.4 Psychologische behoeften 146
5.4 Analyse van de externe context, trends en ontwikkelingen 150
5.4.1 DESTEP-analyse 150
5.4.2 Scenarioanalyse 153
5.5 SWOT-analyse van de organisatie 156
Samenvatting 156

6 Aanbodanalyse 159
6.1 Beschrijving van het aanbod 159
6.1.1 Huisvestingscomponenten 160
6.1.2 Kwaliteit van de huisvesting 162
6.1.3 Prestatievelden 163
6.1.4 Prestatie-indicatoren 164
6.1.5 Key performance indicators 166
6.1.6 Prestatiemanagement 169
6.2 Meten van huisvestingsprestaties 170
6.2.1 Functionaliteit 170
6.2.2 Beleving 178
6.2.3 Gezondheid en geluk 180
6.2.4 Fysiek comfort 184
6.2.5 Duurzaamheid 184
6.2.6 Financiële prestaties 190
6.3 Benchmarking 192
6.4 SWOT-analyse van de huisvesting 198
Samenvatting 200

7 Afstemming vraag en aanbod 201
7.1 Vergelijking vraagprofiel en aanbodprofiel 201
7.2 Toets op toegevoegde waarde 204
7.2.1 Waardenparameters en huisvestingskeuzes 204
7.2.2 Prioriteiten stellen 208
7.2.3 Strategy mapping 210
7.2.4 Keuzematrix 211
7.2.5 Meten van toegevoegde waarde 212
7.3 Kiezen tussen eigendom of huur 214
7.4 Wat te doen bij leegstand? 215
7.4.1 Tools voor het meten van herbestemmingspotentie 218
7.4.2 Checklist risico-inventarisatie 220
7.5 Inhoudsopgave van een strategisch huisvestingsplan 223
Samenvatting 226

Deel 3 Implementeren van de huisvestingsstrategie 229
8 Van strategie naar project 233
8.1 Aanleidingen en alternatieven 233
8.1.1 Aanleidingen tot huisvestingsprojecten 233
8.1.2 Keuze uit verschillende typen mutaties 234
8.1.3 Alternatieven ontwikkelen 236
8.1.4 Alternatieven beoordelen en afwegen 238
8.2 Businesscase 241
8.2.1 Functie van een businesscase 241
8.2.2 Inhoud van een businesscase 242
8.2.3 Impactanalyse 247
8.2.4 Investeringsanalyse 250
8.2.5 Risicoanalyse 257
8.2.6 Ontwikkelen van een businesscase 259
8.3 Besluitvorming 261
8.3.1 Kenmerken van besluitvorming 262
8.3.2 Benaderingswijzen van besluitvorming 264
8.3.3 Krachtenveld bij besluitvorming 267
Samenvatting 268

9 Programmeren 269
9.1 Doel van een programma van eisen 270
9.2 Inhoud van een programma van eisen 271
9.2.1 NEN 2658 272
9.2.2 SBR 258 273
9.2.3 SBR 421.04 277
9.2.4 Overeenkomsten en verschillen 278
9.2.5 Voorbeeld inhoudsopgave PVE 278
9.3 Organisatieconcept en huisvestingsconcept 280
9.4 Fasen in de ontwikkeling van het programma van eisen 286
9.4.1 Fasering volgens SBR 258 286
9.4.2 Fasering van globaal naar gedetailleerd 287
9.4.3 Fasering volgens Blyth & Worthington 291
9.4.4 Geïntegreerde contracten 295
9.5 Communiceren van eisen en wensen 295
9.5.1 Functionele eisen 295
9.5.2 Prestatie-eisen 296
9.5.3 Beschrijvende eisen 296
9.5.4 Visuele presentatie 297
9.5.5 Digitale ondersteuning 299
9.6 Bouwstenen voor het programma van eisen 303
9.6.1 Bepaling van de ruimtebehoefte 305
9.6.2 Checklists en tools 308
9.7 Managen van het proces 309
Samenvatting 312

10 Muteren 313
10.1 Huisvestingsprojecten 313
10.1.1 Kenmerken van een project 315
10.1.2 Gefaseerde aanpak 316
10.1.3 Methodiek Prince2 317
10.2 Kwaliteit en wettelijke eisen 318
10.3 Geld 325
10.3.1 Plannen van de kosten 325
10.3.2 Bepalen van de investeringskosten 327
10.3.3 Bewaken van de kosten 329
10.3.4 Bijsturen van de kosten 331
10.3.5 Projectbudget en exploitatie 331
10.4 Tijd 332
10.4.1 Plannen in de tijd 333
10.4.2 Bewaken van de planning 336
10.4.3 Sturen op tijd 336
10.5 Organisatie 337
10.5.1 Functies en actoren 337
10.5.2 Stuurgroep/projectgroep-model 338
10.5.3 Contractmodellen in de bouw 340
10.6 Informatie en communicatie 346
10.6.1 Beheren van projectinformatie 347
10.6.2 Communiceren met stakeholders 351
10.7 Verandermanagement 355
10.7.1 Leidinggeven aan verandering 355
10.7.2 Opstellen van een veranderplan 356
10.8 Risicomanagement 363
10.8.1 Inventariseren van de risico’s 364
10.8.2 Analyseren van de risico’s 364
10.8.3 Beheersen van de risico’s 366
10.9 Circulair bouwen 366
Samenvatting 370

11 Exploiteren 373
11.1 In stand houden en verbeteren 374
11.1.1 Kwaliteitscirkel van Deming 375
11.1.2 Post-Occupancy Evaluation 376
11.2 Levensduur van huisvesting 379
11.2.1 Technische levensduur 380
11.2.2 Functionele levensduur 381
11.2.3 Economische levensduur 381
11.2.4 Verschillende levenscycli 382
11.3 Onderhoud 384
11.3.1 Soorten onderhoud 385
11.3.2 Onderhoudsstrategie 387
11.3.3 Meerjarenonderhoudsplan 388
11.3.4 Onderhoudsbeheercyclus 394
11.4 Circulair beheren 394
11.5 Energiebeheer 399
11.6 Ruimtebeheer 402
11.6.1 Soorten vloeroppervlakte 402
11.6.2 Sturen op ruimtegebruik 406
11.7 Schoonmaak 409
11.8 Veiligheid 412
11.8.1 Veiligheidsrisico’s 413
11.8.2 Risico-inventarisatie en -evaluatie 413
11.8.3 Bedrijfscontinuïteit 414
11.9 Integrale dienstverlening 415
11.9.1 Huisvestingsmanagementkruis 416
11.9.2 Kritische succesfactoren bij dienstverlening 417
Samenvatting 418

DEEL 4 Organiseren van huisvestingsmanagement 421
12 Ontwerpen van de huisvestingsorganisatie 425
12.1 Kenmerken van huisvestingsmanagement in verschillende typen organisaties 425
12.1.1 Mintzbergs typologie van organisatiestructuren 426
12.1.2 Huisvestingsmanagement in een machinebureaucratie 427
12.1.3 Huisvestingsmanagement in een professionele bureaucratie 428
12.1.4 Huisvestingsmanagement in een adhocratie 429
12.1.5 Huisvestingsmanagement in een divisiestructuur 430
12.2 Plaats en inrichting van de huisvestingsorganisatie 432
12.2.1 Centrale huisvestingsorganisatie 432
12.2.2 Huisvestingsorganisatie per organisatie-eenheid 435
12.2.3 Huisvestingsorganisatie per gebied 436
12.2.4 Huisvestingsorganisatie per type vastgoed 437
12.2.5 Huisvestingsorganisatie gesplitst naar processen 438
12.3 Verantwoording, zeggenschap en kostentoerekening 438
12.3.1 Rapportagelijn 438
12.3.2 Centrale of decentrale sturing 439
12.3.3 Cost center of profit center 441
12.4 Uitbesteden 442
12.4.1 Zelf doen of uitbesteden 442
12.4.2 Lage of hoge knip 444
12.4.3 Uitbestedingsvormen 446
Samenvatting 449

13 Taken, competenties en professionalisering 451
13.1 Taken en competenties 451
13.1.1 Taken binnen vier hoofdprocessen 452
13.1.2 Vereiste competenties 455
13.1.3 Relevante vakgebieden 458
13.1.4 Verschillende soorten huisvestingsmanagers 461
13.2 Ontwikkelingen in het vakgebied 464
13.2.1 Mijlpalen 464
13.2.2 Professionaliseringsproces 466
13.2.3 Huisvestingsmanagement als professie 468
13.2.4 Toekomstperspectief 474

Samenvatting 477
Literatuur 478
Klankbordgroep 497
Over de auteurs 498
Afkortingenlijst 500
Illustratieverantwoording 504
Register 506